Règles fiscales utiles à se rappeler concernant le traitement de la paie de vos employés

Plusieurs traitements fiscaux sont importants à connaître lors du traitement de la paie de vos employés, que ce soit au moment de l’embauche ou en cours d’emploi. Voici un sommaire de quelques règles qui pourraient vous être utiles.

EMBAUCHE D’UN EMPLOYÉ

Afin d’avoir une offre attrayante pour un poste à combler, les employeurs proposent différents avantages. Certains de ces avantages auront un impact fiscal pour le futur employé, il est donc important de lui mentionner.

Stationnement fourni par l’employeur

Lorsqu’un employeur fournit un stationnement gratuit, un avantage imposable équivalent au coût de stationnement, incluant la TPS et la TVQ, doit être imposé à l’employé.

Il n’y aura pas d’avantage imposable si :

• Le stationnement est fourni selon le principe du premier arrivé, premier servi (le nombre de stationnements disponibles est considérablement inférieur au nombre d’employés) ;

• Le stationnement n’a pas de juste valeur marchande (exemple un stationnement de centre commercial) ;

• L’employé a régulièrement besoin (moyenne de 3 jours sur 5 par semaine) d’un stationnement dans le cadre d’activités liées à son travail.

Laissez-passer de transport en commun payé par l’employeur

Il s’agit d’un avantage imposable au fédéral seulement.

Paiement de la cotisation professionnelle de l’employé

Le coût incluant les taxes de la cotisation professionnelle payée pour l’employé doit être considéré comme un avantage imposable au provincial, à l’exception de la portion reliée à l’assurance professionnelle. En revanche, l’employé aura droit à un crédit d’impôt lorsqu’il fera ses déclarations de fin d’année.

Paiement d’un abonnement à un club sportif

Lorsqu’un employeur paie l’abonnement à un centre de conditionnement physique par exemple, cela constitue un avantage imposable. Ces frais ne seront pas imposables si l’employeur fournit ou paie pour une installation à l’interne qui est à la disposition de tous les employés sans exception, ou si la preuve peut être faite que l’adhésion est principalement avantageuse pour l’employeur.

FRAIS PAYÉS À L’EMPLOYÉ EN COURS D’EMPLOI

Frais de formation

Si les frais de formation sont engagés dans le cadre de l’emploi, il n’y aura pas d’avantage imposable pour l’employé.

Formation personnelle ou participation à une activité

Pour qu’un avantage soit imposable pour l’employé, la formation payée par l’entreprise doit être une formation non liée à l’emploi. Le même principe s’applique pour les activités qu’une entreprise pourrait payer à certains de ses employés, telles que la participation à des marathons ou toute autre activité qui n’est pas payée à l’ensemble des employés.

Allocations et avantages relatifs à l’utilisation d’une automobile

Nous n’entrerons pas dans le détail de ces calculs, mais sachez que si vous mettez une automobile à la disposition de vos employés, il y aura un avantage imposable à calculer pour vos employés. Voici quelques éléments importants à prendre en considération :

• Un registre des kilomètres parcourus doit être complété par l’employé. Cela permettra de déterminer la portion personnelle et la portion affaires des distances parcourues. Le registre doit être remis à l’employeur au plus tard le 10 janvier de l’année civile qui suit ou le 10e jour suivant celui où l’automobile est retournée à l’employeur. Un employé qui ne vous remet pas le registre de déplacement dans le délai prévu encourt une pénalité de 200 $. Le registre doit mentionner les éléments suivants :
  • Le lieu de départ et le lieu de destination ;
  • Le nombre de kilomètres parcourus entre ces lieux ;
  • Toute information permettant d’établir que le déplacement a été fait pour remplir ses fonctions ;

• • Le nombre total de jours dans l’année où l’automobile a été mise à la disposition de l’employé ;

• • Le nombre total de kilomètres parcourus pendant la durée où le véhicule a été mis à la disposition de l’employé.

• Si vous mettez à la disposition de votre employé une automobile sur une longue période, vous pourriez réduire le nombre de jours de détention grâce à la notion de renonciation de contrôle, ce qui permettra de réduire l’avantage imposable de l’employé. Pour ce faire, il faut que ce dernier renonce au contrôle de l’automobile en retournant le véhicule sur les lieux de travail et en remettant les clés de l’automobile à l’employeur. Cet allègement pourrait être utilisé, par exemple, lors des vacances de l’employé. Au lieu de laisser le véhicule à la maison pendant 3 semaines, il pourrait renoncer au contrôle du véhicule pendant cette période et ainsi diminuer son avantage imposable.

• Finalement, un autre élément intéressant pour l’employé serait d’utiliser le calcul facultatif de l’avantage relatif aux frais de fonctionnement. S’il y a respect des conditions (utilisation à plus de 50 % pour fin d’affaires et demande écrite de l’employé remis à l’employeur avant le 31 décembre pour l’utilisation de la méthode facultative), cette méthode permet d’utiliser 50 % des droits d’usage plutôt que la formule du nombre de kilomètres personnel x 0.XX $.

Prêt personnel

Lorsqu’une entreprise consent à un employé un prêt sans intérêt ou à faible intérêt, soit à un taux plus bas que celui prescrit par le gouvernement, l’employé est réputé avoir reçu un avantage imposable calculé en fonction du taux d’intérêt à payer sur le solde du prêt. Le taux d’intérêt à utiliser pour ce calcul est le taux prescrit par le gouvernement fédéral qui est fixé tous les trimestres.

ÉLÉMENTS EN LIEN AVEC LA COVID-19

Pour l’année fiscale se terminant le 31 décembre 2021, certains allègements ont été accordés concernant les avantages imposables. Voici les deux plus importants en lien avec vos employés :

• Pour les avantages automobiles, les employés pourront utiliser leur usage automobile de 2019 pour déterminer l’admissibilité aux frais pour droit d’usage réduits. Seuls les employés qui font usage d’une automobile fournie par le même employeur qu’en 2019 pourront se prévaloir de cette option.

• Pour les années d’imposition 2021 et 2022, les gouvernements provincial et fédéral prolongeront l’utilisation de la démarche simplifiée permettant de demander la déduction pour dépenses relatives au télétravail introduite temporairement l’année dernière. De plus, le montant maximal pouvant être réclamé passera de 400 $ à 500 $ par année.

Plus précisément, un particulier pourra réclamer, dans ses déclarations de revenus de 2021 et de 2022, une déduction de 2 $ pour chaque jour où il aura travaillé à son domicile au cours de ces années. Comme la pandémie a amené des employeurs et des employés à privilégier le télétravail pendant l’ensemble de 2021, le nombre de journées admissibles passe de 200 à 250 jours par année.

Les avantages imposables que nous venons d’aborder sont les plus courants, mais ne sont pas les seuls. Soyez donc vigilants lorsque vous accordez certains avantages à vos employés, cela pourrait avoir des impacts financiers sur l’employé et l’employeur s’ils sont mal interprétés.