L’excellence dans le cadre des activités du département de finance et de comptabilité

L’excellence… Comment pouvons-nous y aspirer dans l’exécution des activités du service des finances ?

D’aucuns diront la préparation d’états financiers exempts d’erreurs, d’autres diront la remise en temps opportun des rapports de gestion. Pour d’autres, ce seront des dossiers d’audit remis dans les temps et un audit qui se déroule bien.

Mais pouvons-nous regarder un peu plus loin ?

La finance ne concerne pas que des résultats en chiffres et en production de rapports. Afin de viser l’excellence, est-ce que nous prenons le temps de nous questionner sur nos façons de faire ? Un temps d’arrêt est parfois nécessaire pour analyser nos procédures. Sommes-nous efficaces ? Pourrait-on faire certaines tâches différemment ? Avons-nous les outils nécessaires pour faire adéquatement notre travail ?

Avons-nous également suffisamment de contrôle à l’interne ? Nous entendons souvent parler de la séparation de tâches, des rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe. Cet élément peut sembler inutile ou irritant, mais il est très important si nous voulons nous assurer du bon fonctionnement de notre département. Si nous avons un mauvais contrôle à l’interne, comment ferons-nous pour avoir la meilleure information possible pour nos prises de décisions ? Comment pouvons-nous identifier les risques de fraudes et d’erreurs qui pourraient avoir des impacts sur nos entreprises ?

Parlant de prise de décision, avons-nous à l’interne des indicateurs de performance qui nous permettent de bien analyser ce qui se passe au sein de notre entreprise ? Que ce soient des indicateurs financiers ou autres ? Nous avons tendance à penser que seule la haute direction utilise ces données. Le fameux tableau de bord que les chefs d’entreprise aiment analyser et questionner pour connaître le bon déroulement de leurs opérations. Pourquoi ne pas en avoir un pour le département administratif ? L’important est d’établir des indicateurs utiles pour vous et qui aideront à votre prise de décisions. Par exemple, combien de dossiers de vente sont rejetés par le département des finances et retournés vers l’équipe aux ventes parce qu’il manque d’information ou bien parce que le contrat de vente n’est pas fait correctement ? Combien de fois les limites de crédit attribuées à la clientèle ne sont-elles pas respectées par le département de vente de pièces ? Une comparaison de vos états financiers est-elle faite par rapport à ceux des autres concessions de la même bannière ?

La formation est également un élément important. Avons-nous accès aux différentes formations qui nous permettent d’être à l’affût de nouvelles règles, de nouvelles lois, ou simplement une mise à jour de nos connaissances ? Malgré nos années d’expérience, il est important de prendre ce temps afin de rester bien informé et de nous remettre en question.

Le partage de connaissances, quant à lui, devrait faire partie de nos priorités. Que ce soit dans un contexte de roulement de personnel, ou tout simplement entre les différents départements de la concession. Documentez bien vos procédures et vos connaissances et laissez celles-ci accessibles aux collègues qui pourraient en avoir besoin. Par exemple, des formations à l’interne entre le département de comptabilité et le département des ventes aura un effet bénéfique pour vos opérations. La vigilance, l’écoute et le partage d’information sont des éléments clés dans le partage des connaissances.

Bref, l’excellence peut être atteinte sous différents aspects en comptabilité. Il faut simplement se permettre de se remettre en question et d’avoir en tête une amélioration continue de notre travail et de nos communications. Il ne faut pas oublier que les gens en finance sont là pour assurer la pérennité de l’entreprise en aidant la direction à prendre les meilleures décisions possibles.