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Le processus d’embauche d’un employé: Vos droits et obligations

La plupart du temps, lorsqu’il est question d’obligations de l’employeur envers ses employés, les gens pensent rarement au processus d’embauche. Toutefois, les obligations de l’employeur s’étendent au-delà du lien d’emploi et s’appliquent aux candidats et candidates, de l’offre d’emploi à l’entrevue d’embauche ou au processus d’enquête.

Le présent article vous permettra de vous guider dans le processus d’embauche et de répondre à vos questions en ce qui concerne vos obligations en tant qu’employeur lors des différentes étapes.

L’OFFRE D’EMPLOI

Le processus d’embauche débute par la rédaction d’une offre d’emploi et, même à cette étape, il faut porter une attention particulière au contenu de l’offre qui sera affichée.

L’article 11 de la Charte des droits et libertés prévoit ce qui suit :

« Nul ne peut diffuser, publier ou exposer en public un avis, un symbole ou un signe comportant discrimination ni donner une autorisation à cet effet ».

Ainsi, pour respecter cette disposition, il faut :

  1. Avoir des titres d’emploi non genrés ;
  2. Avoir des exigences d’emploi objectives exemptes de discrimination.

Bien entendu, vous comprendrez que pour le deuxième critère, la Charte prévoit une exception relative à l’exigence professionnelle justifiée (EPJ). Cette exigence est une norme d’efficacité ou encore de sécurité directement liée au poste d’une personne.

LE FORMULAIRE DE DEMANDE D’EMPLOI

Un formulaire de demande d’emploi est en fait tout type de document que les candidats et candidates doivent obligatoirement remplir au moment de postuler pour un emploi. C’est souvent dans ce genre de document qu’inconsciemment, l’employeur recueille des renseignements relatifs aux motifs de discrimination interdits par la Charte.

En effet, même si l’employeur n’a pas l’intention d’utiliser les informations à des fins discriminatoires, le simple fait de poser de telles questions constitue automatiquement une violation à la Charte.

Afin de vous guider, voici une liste de questions et de pratiques à éviter dans un formulaire de demande d’emploi :

  1. Demander de joindre une photographie à la demande d’emploi ou d’en remettre une avant un test d’aptitudes ou une entrevue ;
  2. Inclure des cases à cocher de type M. Mme ou Mlle, permettant d’identifier le sexe ;
  3. Poser des questions sur la capacité de la personne à travailler dans un milieu masculin ;
  4. Avoir des formulaires distincts ou codés différemment pour les hommes ou les femmes ;
  5. Demander tout renseignement relatif à l’état civil : (marié(e), divorcé(e), nombre de personnes à charge, lien de parenté avec une personne qui travaille déjà dans l’entreprise, etc.), ou toute question relative à la garde des enfants ;
  6. Poser toute question relative à l’orientation sexuelle ;
  7. Poser toute question relative à l’âge (sauf si la loi prévoit autrement*) ;
  8. Poser toute question relative à l’origine ethnique ou nationale (lieu de naissance, adresses antérieures, numéro d’assurance sociale, origine, etc.) ;
  9. Poser toute question relative à la grossesse (état de grossesse, intention d’avoir des enfants, etc.) ;
  10. Poser toute question relative à la langue** (langue maternelle, langue parlée à la maison, etc.) ;
  11. Poser toute question relative à la religion*** (pratiques religieuses, disponibilité pour travailler un jour de fête religieuse, etc.) ;
  12. Poser toute question relative aux convictions politiques ;
  13. Poser toute question relative à la condition sociale (faillites, possessions, etc.) ;
  14. Poser toute question relative à un handicap (demande de formulaires médicaux, demande d’antécédent à la CNESST, demande sur l’état de santé en général, etc.****).

Sachez toutefois que certaines questions qui sont à éviter dans le formulaire d’embauche peuvent être posées après l’embauche. Par exemple, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale, la personne à prévenir en cas d’urgence, une photographie à des fins d’identification, etc.

*Il n’y a pas d’âge minimum pour travailler au Québec, sauf pour certaines occupations réglementées (travail de nuit ou dans un bar). Cependant, il est interdit d’employer un élève durant les heures de classe alors qu’il est assujetti à l’obligation de fréquentation scolaire (16 ans et moins).

** L’employeur ne peut exiger la connaissance d’une langue autre que celle(s) requise(s) par l’emploi.

*** Afin d’éviter toute discrimination à l’embauche, les questions ou les échanges relatifs aux contraintes d’horaire nécessitant un accommodement raisonnable pour cause de convictions ou de pratiques religieuses ou pour n’importe quel autre motif ne peuvent servir au stade de la préembauche.

**** Il est toutefois possible de poser la question à savoir si des restrictions ou des limitations fonctionnelles empêchent le candidat de pouvoir occuper le poste.

L’ENTREVUE D’EMBAUCHE

Pour cette étape, il s’agit essentiellement des mêmes restrictions que dans le formulaire d’embauche. Ainsi, le seul fait de poser une question en lien avec un motif discriminatoire de la Charte constitue une violation à la Charte, en plus de porter atteinte à la vie privée, à la dignité et à la réputation du candidat.

Soulignons également que le candidat a le droit à l’accommodement lors de l’entrevue. Par exemple, une personne en situation de handicap pourrait avoir recours à un interprète en langue des signes ou pourrait se présenter avec son chien guide. Même à cette étape, l’employeur se doit d’accommoder le candidat, et ce, même s’il n’y a pas encore de lien d’emploi.

La principale différence entre le formulaire d’embauche et l’entrevue, c’est qu’à la deuxième étape, l’employeur rencontre physiquement le candidat. Il faut faire attention, car en vertu de la Charte, il est interdit de formuler des exigences d’apparence physique discriminatoires, à moins que celles-ci correspondent à une exigence professionnelle justifiée par l’emploi.

Si l’employeur désire imposer des critères d’apparence (tatouages, bijoux, coloration des cheveux), il devrait établir un motif sérieux et légitime, mais également utiliser des moyens raisonnables pour le faire. Par exemple, exiger le port de vêtements à manches longues afin de camoufler un tatouage à connotation violente serait un moyen raisonnable.

LES ANTÉCÉDENTS JUDICIAIRES

La Charte prévoit une protection spécifique contre la discrimination fondée sur les antécédents judiciaires* dans le domaine de l’emploi :

« Nul ne peut congédier, refuser d’embaucher ou autrement pénaliser dans le cadre de son emploi une personne du seul fait qu’elle a été déclarée coupable d’une infraction pénale ou criminelle, si cette infraction n’a aucun lien avec l’emploi ou si cette personne en a obtenu le pardon (article 18.2) ».

*La protection de la Charte s’applique également aux personnes arrêtées, accusées d’avoir commis une infraction, en attente de procès, acquittées ou ayant fait l’objet d’un retrait des accusations.

L’employeur a le droit de s’informer de l’existence d’antécédents judiciaires, mais il ne peut refuser d’embaucher pour ce motif si les antécédents n’ont aucun lien avec l’emploi.

LES ENQUÊTES, TESTS ET AUTRES VÉRIFICATIONS

L’évaluation médicale de préembauche

La Charte interdit l’employeur de recueillir des informations médicales sur une personne, sauf si ces informations se rapportent aux qualités et aux aptitudes requises par l’emploi. Il est donc possible de poser des questions relatives à des problèmes au niveau lombaire si dans le cadre du travail, le candidat doit soulever des charges lourdes, par exemple.

Il faut toutefois faire attention et s’assurer que les questions qui seront posées sont essentielles aux aptitudes ou aux qualités requises par les tâches du poste.

Si vous faites affaire avec l’équipe d’Ultra pour vos enquêtes de préemploi, vous avez la possibilité d’obtenir le service relatif au questionnaire médical de préembauche qui sera utilisé en respectant les exigences de la Charte en fonction de l’emploi en cause.

Les tests de dépistage de drogue et d’alcool

Ce type de test dans un processus d’embauche a été maintes fois reconnu par les tribunaux québécois comme étant discriminatoire. Ainsi, à cette étape il n’est pas possible pour l’employeur d’exiger ce type de test à moins d’une exigence professionnelle justifiée par l’emploi.

Soulignons qu’il en va de même pour les questions reliées aux habitudes de consommation. Toutefois, ces questions seront permises si l’employeur est en mesure de démontrer qu’elles sont nécessaires pour remplir les exigences du poste, par exemple parce que le lieu de travail ou la nature du poste comporte un certain degré de dangerosité. On pense rapidement aux métiers à haut risque (secteurs des mines, raffineries, etc.).

En conclusion, nous vous recommandons fortement de porter une attention particulière à toute démarche d’offre d’emploi ou d’entrevue d’embauche afin d’éviter de recevoir des plaintes devant la Commission des droits de la personne.

N’hésitez pas à communiquer avec l’équipe juridique de la CCAQ pour toutes questions relatives à vos processus d’embauche.

 

Source : https://www.cdpdj.qc.ca/storage/app/m dia/publications/Recruter-sans-discriminer_Guide.pdf